У нашій попередній статті "Загальні збори акціонерів на карантині: переносимо чи проводимо дистанційно" ми аналізували положення нещодавно прийнятого Закону №540-IX від 30 березня 2020 р. ("Закон"), який, серед іншого, визначив спеціальний порядок проведення щорічних загальних зборів акціонерів у 2020-му році. Нагадаємо, що Закон дозволив провести цьогорічні загальні збори в один із таких способів:
- протягом трьох місяців після завершення карантину; або
- дистанційно в порядку та строки визначені тимчасовим порядком дистанційного проведення загальних зборів.
Для того, щоб акціонерні товариства могли скористатися можливістю провести збори дистанційно, Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку ("Комісія") мала розробити і затвердити спеціальний порядок їх проведення.
Порядок затверджено
Через два тижні після прийняття Закону, 16 квітня 2020 року Комісія опублікувала у себе на сайті рішення про затвердження Тимчасового порядку скликання та дистанційного проведення загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду ("Порядок"). Порядок набрав чинності у той же день – 16 квітня. Дистанційні збори, скликані відповідно до цього Порядку, треба провести у строк не пізніше трьох місяців після завершення карантину, тобто до 11 серпня 2020 року, якщо строк дії карантину не буде продовжено.
Як мають відбуватися дистанційні збори розберемося нижче.
Які збори можна провести дистанційно?
Важливо, що Порядок визначає умови дистанційного проведення не лише щорічних загальних зборів акціонерів (ЗЗА) за результатами 2019 фінансового року, але і:
- позачергових ЗЗА у випадках їх скликання;
- річних загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду у 2020 році за результатами 2019 фінансового року; та
- позачергових загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду у випадку їх скликання.
У цій статті ми зосередимо увагу саме на річних ЗЗА за результатами 2019 року.
Які особливості скликання річних дистанційних ЗЗА?
Річні ЗЗА скликаються виключно наглядовою радою. Водночас, рішення про перенесення та дистанційне проведення річних ЗЗА, які були скликані до 16 квітня, наглядова рада може прийняти лише за певних умов. А саме:
- ЗЗА були скликані з дотриманням вимог Закону "Про акціонерні товариства";
- на дату прийняття такого рішення дата проведення ЗЗА ще не наступила;
- дата дистанційного проведення ЗЗА призначається не менше, ніж через 35 днів;
- на дату прийняття рішення, діє карантин.
У рішенні Комісії про затвердження Порядку також встановлено, що перші дистанційні ЗЗА можна провести не раніше 27 травня.
Що має зробити товариство?
Після прийняття наглядовою радою рішення про дистанційне проведення зборів товариство має повідомити акціонерів про проведення дистанційних ЗЗА та направити їм проєкт порядку денного. Повідомлення направляється акціонерам через депозитарну систему.
Порядок встановлює вимоги до змісту самого повідомлення. Воно, серед іншого, має містити такі дані:
- обґрунтування прийняття рішення та інформацію щодо дати проведення дистанційних ЗЗА (у випадках перенесення ЗЗА, скликаних до 16 квітня);
- зазначення, що ЗЗА відбуватимуться дистанційно;
- дату розміщення бюлетенів для голосування та посилання на сторінку на власному веб-сайті товариства, на якій будуть розміщені бюлетені;
- адресу електронної пошти, на яку акціонер може направити запит щодо ознайомлення з матеріалами під час підготовки до ЗЗА, запитання/пропозиції щодо порядку денного ЗЗА;
- порядок участі та голосування на ЗЗА (порядок підписання та направлення бюлетеня для голосування, порядок участі за довіреністю); а також
- інформацію щодо необхідності укладення договорів із депозитарними установами акціонерами, яким рахунок в цінних паперах депозитарною установою відкрито на підставі договору з емітентом, для забезпечення реалізації права на участь у дистанційних ЗЗА.
Як акціонери обмінюються інформацією з емітентом?
Проведення ЗЗА у дистанційній формі не передбачає використання акціонерами жодних додатків з організації аудіо чи відеозв'язку. Обмін інформацією між акціонерами та товариством відбуватиметься через електронні сервіси Центрального депозитарія ("ЦД") та депозитарну систему. Для цього товариство має взаємодіяти з ЦД на підставі укладеного з ним договору про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів, а акціонери – з депозитарними установами, які обслуговують їх рахунки у цінних паперах.
Наразі ЦД працює над розробкою нового сервісу "Кабінет Зборів" для дистанційного голосування і планує його запуск на початку травня.
Як голосувати дистанційно?
Голосування на ЗЗА відбуватиметься із використанням бюлетенів, розміщених на веб-сайті емітента, через депозитарні установи, які обслуговують рахунки акціонерів у цінних паперах. Щоб реалізувати своє право на участь у ЗЗА, акціонер має звернутися до своєї депозитарної установи і подати їй заповнений і засвідчений бюлетень для голосування.
Заповнений бюлетень акціонер може направити до депозитарної установи в електронній або паперовій формі. Для цього акціонер має засвідчити свій підпис на бюлетені в один із таких способів:
- за допомогою кваліфікованого електронного підпису акціонера (його представника);
- у присутності нотаріуса; або
- у присутності уповноваженої особи депозитарної установи, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера.
Голосування триває з дня розміщення бюлетеня на веб-сайті емітента до дати, зазначеної в повідомленні про проведення ЗЗА, як дата проведення ЗЗА (дата завершення голосування).
Як оформлюються результати голосування?
По завершенні голосування депозитарні установи мають направити ЦД через систему "Кабінет Зборів" інформацію про акціонерів, які подали бюлетені, разом із інформацією, що міститься в самих бюлетенях, а також електронні копії документів, що посвідчують повноваження представників акціонерів на ЗЗА, та копії недійсних бюлетенів.
ЦД консолідує інформацію, отриману від депозитарних установ, та передає її товариству для підготовки протоколів ЗЗА.
Проаналізувавши документи, отримані товариством від ЦД, реєстраційна комісія складає протокол про підсумки реєстрації акціонерів (їх представників), а лічильна комісія - протокол про підсумки голосування.
Що у підсумку?
В умовах стрімкого розповсюдження платформ для дистанційної комунікації (Zoom, Skype, Microsoft Teams, Loomio тощо) деякі учасники ринку очікували, що Комісія дозволить проводити ЗЗА за допомогою цих платформ. Адже вони вже стали звичним способом комунікацій. Але така зручність має свою ціну – це надійність і захист переданої інформації. Очевидно, що Комісія мала зважати на ці аспекти. Тому, запропонований в Порядку формат проведення ЗЗА виправданий з точки зору захисту інформації. Використання електронних сервісів ЦД дозволить забезпечити захист інформації під час її обміну між емітентом та акціонерами.
Головне, що Комісії вдалося разом з ЦД оперативно розробити і затвердити механізм, який дозволяє провести ЗЗА в умовах поточних карантинних обмежень. Регулятор навіть залучив до процесу учасників ринку та експертів, щоб врахувати їх пропозиції до нового механізму ще до затвердження Порядку.
Цей по суті пілотний проєкт може стати слушною нагодою протестувати дистанційні збори на практиці. Такий досвід буде корисним для подальшої розробки вже основного, а не тимчасового, механізму проведення електронних зборів, який передбачений в законопроєкті №2493 про акціонерні товариства.
Автори: Володимир Ігонін, Таїсія Асадчих та Соломія Петрик