публікації

Електронні трудові книжки: надія є?

11/11/2020

На засіданні 2 вересня ц. р. Верховна Рада прийняла за основу урядовий законопроєкт № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – законопроєкт № 3623). В умовах циклічного ажіотажу навколо теми переходу до електронних трудових книжок нарешті з’явилися досить  чіткі орієнтири. Ми провели аналіз, чи можна буде нарешті говорити не про «книжечки в синій палітурці», а про їхні електронні аналоги.

Паперові трудові книжки: що? де? коли?

Прямим прототипом трудових книжок, які ми можемо бачити сьогодні, були документи, введені ще у Німеччині в далекому 1935 р. У них фіксувалися зміни робочого місця працівника, а самі книжки зберігались в адміністрації підприємства. Надалі, така практика була запозичена СРСР, який за 3 роки потому ввів однакові для всіх громадян книжки, у результаті чого фактично все працездатне населення країни було закріплене за підприємствами. І хоч епоха «трудового кріпацтва» канула в Лєту, з її паперовими атрибутами все не так просто. Україна разом з Російською Федерацією залишаються єдиними державами пострадянського простору, де система обліку трудової діяльності працівника досі базується на все тих же паперових книжках. 

Зокрема, паперова трудова книжка залишається єдиним основним документом про трудову діяльність працівника, як це визначено у ст. 48 КЗпП України. Роботодавці зобов’язані вести паперові трудові книжки на всіх працівників та забезпечити їхнє належне зберігання. До трудових книжок вносяться дані про «трудову біографію»: переміщення, звільнення, заохочення. І поки такий облік в Україні недалеко відійшов від підходів у інших державах пострадянського простору.

Водночас у Латвії, Литві, Естонії, Болгарії трудові книжки на паперових носіях вже тривалий час як замінені обліком в електронному форматі в реєстрах страхового стажу. Наприклад, у ФРН, Австрії, Італії, та Франції використовується електронна система страхових полісів. В інших країнах, зокрема, США, вже близько двадцяти років діє електронна пенсійна система. Практика свідчить, що жодна з цих країн не повернулася до трудових книжок, тому доволі чітко вбачається, що Україні також варто поступово відмовитися від документу в паперовій формі та врахувати сучасні тенденції обліку трудової діяльності.

Методом спроб та помилок

Спроби цифровізації системи трудових книжок робилися неодноразово, починаючи з 2015 р. Оцінюючи найвагоміші напрацювання законодавця, слід звернути увагу на постанову КМУ від 27 листопада 2019 р. №1084, якою запроваджено електронний облік трудової діяльності (далі – постанова № 1084). Зокрема, ця постанова передбачала, що відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – реєстр соціального страхування). Причому був встановлений досить деталізований порядок: копії передбачених законодавством документів, виготовлені шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (далі – ПФУ) мали бути внесені до Реєстру застрахованих осіб.

Разом з тим, вже 27 грудня 2019 р. уряд передав до Верховної Ради законопроєкт №2686 (далі – законопроєкт №2686), який додатково до положень, закріплених у постанові, передбачав усі необхідні зміни до наявних законодавчих актів, а також 5-річний перехідний період для внесення відповідних документів до Реєстру застрахованих осіб. Додатково законотворець запропонував дві норми щодо переходу з паперової на електронну форму трудової книжки в перехідних положеннях проєкту Закону «Про працю» від 28 грудня 2019 р. №2708. По-перше, з дня набрання чинності Законом трудова книжка перестане бути основним документом про трудову діяльність працівника. По-друге, роботодавці повинні будуть видати трудові книжки працівникам протягом 3 місяців. 

Та на жаль, всі вказані спроби не увінчалися успіхом. Зокрема, Законопроєкт №2686 було відкликано у квітні 2020 р. І хоча постанова №1084 не втратила чинності, однак, її реалізація на фоні відсутності відповідних положень у законі зайшла у глухий кут. 

Нова надія на трудові книжки в електронному вигляді – Законопроєкт №3623. Оскільки аналізовані пропоновані зміни законодавця все ж не стали підґрунтям для запровадження системи електронного обліку трудової діяльності працівників, на горизонті з’явився новий урядовий законопроєкт №3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – законопроєкт №3623). Проаналізуємо ключові його пропозиції.

По-перше, роботодавець та працівник повинні внести документи щодо трудової діяльності працівника в електронному вигляді до Реєстру соціального страхування через веб-портал електронних послуг ПФУ. При цьому вони мають пройти ідентифікацію за допомогою кваліфікованого електронного підпису. Важливо розуміти, що йдеться саме про скановані копії документів. Тобто знову не передбачається створення електронних трудових книжок «з нуля» або механізму оцифрування, подібного до, наприклад, запровадженого Єдиним онлайн-сервісом державних послуг «Дія». На внесення скан-копій усіх необхідних документів до Реєстру соціального страхування законодавець відводить 5 років «перехідного періоду».

Що ж до долі паперових трудових книжок, то після внесення відповідних даних роботодавець зобов’язаний видати працівникові трудову книжку під підпис. Надалі вона зберігатиметься у працівника. Втім, на вимогу працівника в паперову трудову книжку також вноситимуться відомості про прийняття/переведення/звільнення з роботи. Водночас записи про нагородження та заохочення у трудову книжку не вноситимуться взагалі.

По-друге, законопроєкт пропонує ввести автоматичне нарахування пенсій, тобто без звернення особи до ПФУ, з наступного дня після настання пенсійного віку. Протягом 3 місяців особа має повідомити ПФУ про зручний для неї спосіб виплати пенсії, наприклад, надати номер банківської картки. Між іншим, сам процес інформування ПФУ також значно спростили: особа може зробити це через особистий електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг ПФУ.

Якщо ПФУ визначить, що відомостей про страховий стаж особи недостатньо, після повідомлення необхідні документи також можна буде додати через особистий електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг. У кожному з випадків, якщо особа не подасть документи, вважатиметься, що вона бажає отримувати пенсію пізніше, а не позбавляється такого права взагалі.

Оцінка впливу новацій на роботодавців та працівників

Важливо зрозуміти, що дасть реалізація наведених положень законопроєкту на практиці. На нашу думку, очевидно, що зменшення частки бюрократизму в процесі обліку трудової діяльності працівників є позитивним зрушенням як для працівника, так і для роботодавця. Крім того, роботодавцеві не потрібно буде вести книгу обліку трудових книжок і вкладишів до них, забезпечувати наявність металевих сейфів та вогнетривких шаф для їх зберігання та робити копії документів на вимогу працівника, що означатиме значну економію часу кадрової служби. Також зникає ризик втрати трудової книжки.

Водночас перехід до обліку трудової діяльності в електронній формі для роботодавця означатиме економію ресурсів. Зокрема, неурядова організація EasyBusiness наводить дані, що скасування трудових книжок дасть змогу заощаджувати роботодавцям близько 500 млн грн щороку. Позитивним аспектом саме такого способу переходу до електронного обліку трудової діяльності вважаємо й те, що від роботодавця не вимагається значної підготовки – варто лише подбати, щоб в уповноваженої особи був кваліфікований електронний підпис, аби без проблем здійснювати внесення потрібних скан-копій до Державного реєстру.

Значні переваги матиме запровадження електронного обліку трудової діяльності і для працівників. Насамперед, ідеться про економію їх часу. Завдяки автоматизації всіх процесів, таких як нарахування пенсії, їм не доведеться зайві рази звертатися до ПФУ чи інших державних органів. Крім того, автоматизація передбачає зменшення кількості документів, необхідних для надання в різні держструктури при оформленні виплат. Водночас працівник зможе бути спокійний та впевнений у належному зберіганні документів та відсутності можливості незаконного внесення до них будь-яких змін. Власне, він зможе у будь-який момент переглянути свої електронні документи.

Не можна не згадати значні плюси і для «третьої сторони» – держорганів. Для них ведення обліку трудової діяльності в електронному вигляді спростить доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед, у випадку тимчасової втрати працездатності. Окрім того, врахування даних стосовно освіти та кваліфікації, яку має працююче населення та отримують молоді люди, сприятиме забезпеченню узгодження пропозицій, що існують на ринку праці, та плануванню підготовки (перепідготовки) фахівців за актуальними напрямами.

На крок попереду «попередників»

На перший погляд видається, що законопроєкт №3623 майже повністю копіює положення свого попередника №2826. Це простежується як у аналогічному формулюванні щодо внесення скан-копій необхідних документів до Реєстру соціального страхування через веб-портал ПФУ, так і у змінах, які пропонується внести до законодавства у зв’язку з цим, і в передбаченні 5-річного перехідного періоду. Власне, вбачається навіть чітке запозичення текстових формулювань вказаних положень. 

Водночас якісно новою ідеєю є автоматичне нарахування пенсій, яке пропонується законопроєктом №3623. Очевидно, законодавець дійшов цілком закономірного висновку про взаємозв’язок між веденням обліку трудової діяльності в електронному вигляді та необхідністю автоматизації процесів здійснення соціальних виплат.

На нашу думку, механізм внесення скан-копій необхідних документів щодо трудової діяльності працівника до Реєстру соціального страхування є позитивним аспектом. Він не потребує значних ресурсів з боку як роботодавців, так і держорганів, однак забезпечує отримання багатьох переваг. Аналогічно можна оцінити і встановлення 5-річного перехідного строку, оскільки протягом нього всі підприємства зможуть здійснити доволі неважкий алгоритм дій. Водночас автоматичне нарахування пенсій є прогресивною новелою. Без автоматизації цього процесу здійснення соціальних виплат і перехід до електронної форми обліку трудової діяльності був би доволі обмеженим кроком у цифровізації.

Таким чином, законопроєкт №3623 доволі комплексно підходить до вирішення проблем, пов’язаних з переходом до електронної форми обліку трудової діяльності працівника. Тому варто сподіватися, що незабаром бюрократизму, пов’язаного з «трудовою біографією» працівників, стане менше.

Автори: Валерія Савчук та Софія Пеньковська

Опубліковано: Юридична Газета, 10 листопада 2020 р. 

Що нового?

Найважливіша аналітика у вашій пошті.

більше аналітики

19/02/2016

(Стаття доступна тільки в російській версії) Опубліковано у "Менеджер по персоналу"

Оксана Войнаровська, Валерія Савчук

14/08/2015

1 вересня 2015 року набирає чинності Закон, яким буде суттєво збільшено ставки та внесено інші зміни у порядок сплати судового збору. Передбачається, що запропоновані Законом нововведення дозволять збільшити дохід державного бюджету за рахунок судового збору та розвантажити судову систему.

Андрій Стельмащук, Валерія Савчук