В умовах досить «турбулентної» ситуації в нашій країні та у світі в цілому, бізнес, одначе, не може бути цілковито «поставлений на холд». З огляду на це, досить велика кількість українських та іноземних компаній уже давно перейшла на сучасні цифрові технології та перевела, якщо не всю свою діяльність, то велику її частину, в електронний формат. Але багато компаній все ще продовжує використовувати архаїчні методи документального оформлення своєї господарської діяльності, надаючи перевагу зберіганню первинної документації у паперовому вигляді. Незважаючи на те, що електронний документообіг (надалі – «ЕДО») – явище давно уже не нове, в нашій країні це словосполучення все ще викликає внутрішній опір та страх у менеджменту та бухгалтерії. Основні питання: Чи виникають для бізнесу податкові ризики, у разі переходу компанії на ЕДО? Які переваги ЕДО і чому бізнесу варто перейти на ЕДО?
МІФ 1: ПОДАТКОВІЙ ПОТРІБНІ «ОРИГІНАЛИ»
Дуже розповсюдженим є переконання, що для податкових органів, при проведенні ними перевірок платників податків, обов’язково потрібні «оригінали» документів. Під «оригіналами» більшість розуміє саме паперовий документ з печаткою підприємства та підписом уповноваженої особи. Звісно, не можна не погодитися, що інколи наші державні органи не готові швидко змінювати свої звички та, як наслідок, підхід. Однак, саме наш спільний вклад може привести до якісних змін правосвідомості громадян та посадових осіб цих державних органів. Відтак, нам необхідно правильно та чітко аргументувати кожен свій крок у відносинах, у тому числі, з податковими органами. Адже, якщо податкові накладні складаються в електронній формі на дату виникнення податкового зобов’язання (абзац 1 пункту 201.1 Податкового кодексу України), то чи не буде цей електронний документ оригіналом? Або, для прикладу, навіщо ж роздруковувати дані з ЄРПН та ЄРАН, якщо всі відомості, що там відображено, були надані платниками ПДВ та акцизного податку відповідно в електронному форматі, згідно підпунктом 14.1.60 пункту 14.1 статті 14 Податкового кодексу України?
Підписаний кваліфікованим електронним підписом (надалі «КЕП») документ і є оригіналом – про це прямо зазначено в статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» (надалі – «Закон про ЕДО»), а юридична сила та допустимість електронного документа як доказу не можуть бути заперечені виключно через те, що він має електронну форму (стаття 8 Закону про ЕДО).
При цьому, будь-який електронний документ може бути перевірений на ресурсі Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України, а можливість оформлення, ведення та використання під час перевірок первинної документації в електронному вигляді із застосуванням КЕП підтверджено і самою ДФС України у Листі від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 (позиція ДПС України з даного питання також не змінювалася).
Тому, в разі отримання запиту від органів державної влади, у тому числі від податкових органів, можна сміливо надавати їм електронний документ, який є оригіналом та має таку ж юридичну силу, як і його паперовий «брат-близнюк». Однак, надаючи документи податковим органам, варто дотримуватися вимог, що містяться у Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі, що затверджений Наказом Міністерства Фінансів України № 1393 від 07.11.2011 (надалі – «Порядок»).
І хоча цей Порядок поширюється на платників податків, що включені до Реєстру великих платників податків, застосування єдиного підходу до надання електронних документів контролюючим органам пришвидшить взаємопорозуміння та не викличе небажаних запитань та дій збоку податкових органів.
МІФ 2: ПРАВОВИЙ СТАТУС КЕП та ЕДО НЕДОСТАТНЬО ВИЗНАЧЕНИЙ
Поширеним є також думка про недостатню законодавчу врегульованість КЕП та ЕДО в Україні. Однак, абсолютно не варто переживати з цього приводу, адже Україна – хоч і молода, але прогресивна країна. Закон про ЕДО був прийнятий в Україні ще 17 років тому та поступово удосконалювався, адаптуючись та розвиваючись разом з нашою країною.
Дія Закону про ЕДО поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
Окрім того, окремі аспекти ЕДО врегульовані також Законом України «Про електронні довірчі послуги», останні зміни до якого були внесені в лютому 2020 року. Вказаний закон регулює відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання, отримання електронних довірчих послуг, процедури надання цих послуг, нагляду (контролю) за дотриманням вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг, а також основні організаційно-правові засади електронної ідентифікації.
Отже, обидва названі законодавчі акти досить детально регламентують суть ЕДО, а також дають чітке уявлення про основні механізми, що використовуються в ЕДО.
Загальні аспекти відносин, що пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються також Конституцією України, Цивільним кодексом України, Законами України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про телекомунікацію», «Про захист персональних даних».
ЯКІ ПЕРЕВАГИ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕДО В КОМПАНІЇ?
Одна з основних, на мій погляд, переваг впровадження ЕДО – діджиталізація процесів.
Цінність діджиталізації полягає у можливості ефективніше керувати внутрішніми та зовнішніми процесами компанії, а також скорочувати часові витрати працівників на рутинні задачі, як от погодження та підписання договорів у паперовій формі всередині компанії з подальшою поштовою (кур’єрською) відправкою оригіналів на погодження та підпис контрагентам.
Таким чином, компанія не лише заощаджує грошові ресурси, але й значно економить у часі.
Окрім зазначеного, є ще цілий ряд інших переваг, які наштовхують на думку «Чому ж я раніше не думав про ЕДО?», зокрема:
- Правова визначеність – як зазначено вище, правовий статус ЕДО вже давно закріплено на законодавчому рівні, і наразі проводиться активна робота щодо імплементації Директив Європейського Союзу, якими регулюється даний напрямок;
- Швидкість – обмін оригіналами документів тепер триває лічені хвилини;
- Безпека – кожен документ підлягає шифруванню з використанням кваліфікованого електронного підпису;
- Економія – заощадження людських, матеріальних та часових ресурсів компанії;
- Мобільність – документ може бути підписаний з будь-якої точки Землі, де є покриття Інтернет (а судячи з планів Ілона Маска, скоро з цим проблем не має бути взагалі).
Окремо необхідно виділити ще одну перевагу ЕДО, яка також є невід’ємною складовою у політиках соціальної відповідальності багатьох прогресивних компаній, це – екологічність.
Використання ЕДО у повсякденній роботі компанії скорочує кількість використаного паперу, що позитивно відобразиться на «легенях нашої планети». Необхідною складовою будь-якого бізнесу є користь, яку такий бізнес приносить. Якщо перехід компанії на ЕДО допоможе зберегти цілі ліси для наступних поколінь, то це, безумовно, є правильним рішенням менеджменту.
НАД ЧИМ ЩЕ ПОТРІБНО ПОПРАЦЮВАТИ?
Безумовно, ЕДО – це досить потужне рішення для того, щоб вивести свій бізнес на якісно новий рівень, а також спростити процедури та перейти на ефективне ведення бізнесу в дистанційному режимі. Однак, існують деякі проблемні аспекти, які слід усунути для повноцінного запуску всього потенціалу ЕДО. Зокрема, на мій погляд, необхідно:
- внести зміни на законодавчому рівні стосовно періоду відображення доходів/ витрат на підставі електронних первинних документів, а також уточнення до Податкового кодексу України щодо визначення дати виникнення податкових зобов’язань та періоду включення до податкового кредиту при оформленні первинного документу в електронній формі;
- актуалізувати та структурувати інструкції по роботі з електронними документами для інспекторів податкових, а також інших контролюючих органів;
- спростити процес обміну електронними документами з міжнародними контрагентами шляхом прийняття на законодавчому рівні світових стандартів КЕП;
- спростити процедуру видачі КЕП, запровадивши можливість їх отримання шляхом подачі онлайн форми та без необхідності фізичної присутності отримувача.
* * *
Питання неефективності ведення бізнесу за «старими» стандартами, на противагу ЕДО, особливо гостро стало в умовах, що пов’язані з пандемією COVID-19. Адже необхідність фізичної присутності підписанта в місці підписання паперового документу, а також переміщення співробітників задля організації процесу його погодження та підписання, не тільки суперечать рекомендаційним приписам ВООЗ та карантинним заходам, що затверджені Кабінетом Міністрів України, а й створюють реальну загрозу життю та здоров’ю громадян. Відтак, оперативне переведення бізнесу на ЕДО дозволить не лише мінімізувати ризики уповільнення бізнес-процесів, але й дозволить зберегти персонал у безпеці.
Маю надію, що невтішні події останніх місяців стануть своєрідним каталізатором для керівництва нашої держави на здійснення дієвих кроків на шляху побудови «Держави та бізнесу у смартфоні».
Автор: Дмитро Перникоза, старший юрист