Йоганн Вольфганг фон Гете сказав: «Той, хто неправильно застібнув перший ґудзик, вже не застібнеться як слід». Хоча великий Гете навряд чи мав на увазі електронне декларування, ця цитата дуже влучно характеризує важливість правильного початку для успіху усієї справи. Досвід подання е-декларацій свідчить, що найскладнішим етапом декларування є не безпосереднє заповнення форми на сайті НАЗК, а саме процес підготовки усієї необхідної для її заповнення інформації.
Запропоновані нижче кроки допоможуть правильно підготуватись до подачі електронної декларації у 2017 р. з мінімальними витратами часу і зусиль. У процесі підготовки рекомендується робити нотатки щодо кожного пункту та сформувати для себе окрему теку з копіями всіх документів і виписок, зібраних для подання декларації. Це не лише суттєво спростить саме заповнення декларації, а й дозволить мати всі необхідні документи під рукою у разі проведення повної перевірки декларації, службових перевірок чи журналістських розслідувань.
1. Отримати електронний цифровий підпис (ЕЦП)
Для входу в систему Єдиного державного реєстру декларацій та подання електронної декларації необхідно отримати ЕЦП. Потрібний для авторизації ЕЦП видається лише акредитованими центрами сертифікації ключів (АЦСК), зокрема АЦСК органів юстиції, АЦСК ІДД Державної фіскальної служби та ін. Подати заявку до цих центрів та здійснити оплату можна в електронному вигляді. Однак для отримання ЕЦП потрібно буде особисто з’явитись до офісу установи. Зручною альтернативою є сервіси онлайн-банкінгів (наприклад, «Приват24»), які дозволяють своїм клієнтам миттєво згенерувати ЕЦП онлайн в особистому кабінеті.
Якщо Ви вже маєте ЕЦП та зареєстровані в системі, слід перевірити термін дії Вашого ЕЦП (зазвичай складає 1-3 роки). Для отримання інформації про термін дії ЕЦП необхідно завантажити посилений сертифікат ЕЦП з сайту АЦСК, в якому отримувався ключ. У завантаженому сертифікаті буде зазначена дата, до якої ЕЦП вважається чинним.
2. Зареєструватись в Єдиному державного реєстру декларацій
Після отримання ЕЦП необхідно пройти процедуру онлайн-реєстрації в Єдиному державному реєстрі декларацій на сайті Національного агентства з питань запобігання корупції (НАЗК). Під час здійснення реєстрації важливо вказувати правильний e-mail, оскільки саме на нього прийде посилання з підтвердженням.
Якщо Ви вже зареєстровані в системі та строк дії отриманого ЕЦП ще не закінчився, Ви зможете безперешкодно увійти в особистий кабінет.
3. Визначитись з колом осіб, що належать до членів сім’ї
Згідно із законом в електронній декларації повинна міститися повна інформація про майно, доходи, витрати та зобов’язання не лише самого суб’єкта декларування, а й членів його сім’ї. Неправильне визначення кола членів сім’ї на початку заповнення декларації призводить до того, що у декларації не відображено статків відповідних членів сім’ї (або відображено зайве), а отже документ містить недостовірні відомості. У разі встановлення факту подання завідомо недостовірних відомостей суб’єкт декларування може бути притягнутий до адміністративної або кримінальної відповідальності.
Часто суб’єкти декларування припускаються помилок і зазначають як членів сім’ї всіх, з ким вони мають споріднення (батьків, дітей, братів і сестер, іноді навіть тещу). Однак для цілей декларування членами сім’ї вважаються лише ті особи, що підпадають під визначення «члени сім’ї» відповідно до ст. 1 Закону «Про запобігання корупції» та п. 19 Роз’яснення, затвердженого рішенням НАЗК від 11.08.2016 р. № 3.
Так, чоловік або дружина декларанта завжди вважаться членами сім’ї для цілей декларування незалежно від того, чи проживають вони спільно. Всі інші особи, включаючи батьків та дітей декларанта, вважаються членами сім’ї лише у разі одночасної наявності сукупності таких ознак як спільне проживання з декларантом, спільний побут та наявність взаємних прав і обов’язків, що мають характер сімейних. У разі відсутності хоча б однієї з цих ознак особа не може вважатись членом сім’ї суб’єкта декларування. Приміром, декларант може спільно проживати з третьою особою в гуртожитку та мати з нею спільний побут, проте якщо їх відносини не мають характеру сімейних, така особа не буде вважатись членом його сім’ї.
Важливо також розуміти, що коло членів сім’ї визначається станом на останній день звітного періоду, за який подається декларація. Для щорічної декларації цим днем вважається 31 грудня відповідного року. Наприклад, якщо декларант з січня до листопада спільно проживав зі своєю дитиною, але станом на 31 грудня звітного року дитина виїхала на постійне проживання до іншого міста, вона не вважатиметься членом сім’ї декларанта та не має вказуватись у щорічній декларації. Так само у випадку, якщо декларант розірвав шлюб зі своєю дружиною (чоловіком) станом на останній день звітного періоду, відповідна особа не відображається у щорічній декларації. Таким чином, коло членів сім’ї особи в декларації з року в рік може змінюватись.
4. Зібрати усі правовстановлюючі документи на нерухомість і автотранспорт
Суб’єкт декларування повинен задекларувати всі об’єкти нерухомості та автотранспорт, що належить йому і членам його сім’ї на праві власності або користування (оренди) станом на останній день звітного періоду. З огляду на це, під час підготовки до подання декларації слід зібрати усі правовстановлюючі документи на відповідні квартири, будинки, земельні ділянки, нежитлові приміщення, гаражі, автомобілі тощо. До таких документів належать виписки з реєстрів, свідоцтва на право власності, державні акти на землю, свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів, які дозволяють точно встановити власника, дату набуття майна та інші необхідні характеристики. Окрім цього, необхідно договори (купівлі-продажу, дарування, міни), на підставі яких Ви набули право власності на таке майно. Ці договори дозволять правильно заповнити графу «Вартість об’єкта на дату набуття».
У разі, якщо минулого року Ви вже подавали декларацію, потрібно скористатися кнопкою «Створити нову декларацію на основі цієї» в особистому кабінеті декларанта. У такому випадку вам не потрібно заново вводити дані про вже належне Вам майно, оскільки ця інформація буде підтягнута з попередньої декларації.
5. Виписати перелік належних юридичних осіб та інвентаризувати цінне рухоме майно на суму більше ніж 160 тис. грн.
Перед поданням декларації слід виписати всі належні декларанту та членам його сім’ї частки у статутному капіталі юридичних осіб, а також цінні папери (акції, облігації).
Якщо у суб’єкта декларування або членів його сім’ї наявне цінне рухоме майно (коштовні прикраси, твори мистецтва та ін.) на суму понад 160 тис. грн. (100 прожиткових мінімумів для працездатних осіб на 01.01.2017 р.), інформацію про це майно також потрібно вказати в декларації. Тут у нагоді стануть фіскальні чеки або договори про придбання такого майна. При цьому потрібно пам’ятати, що можна не зазначати дані про вартість майна і дату його набуття, якщо право на таке майно було набуте до подання декларантом першої електронної декларації.
6. Перевірити інформацію про себе та членів сім’ї у відкритих онлайн-реєстрах
Після систематизації усіх правовстановлюючих документів на майно та корпоративні права необхідно додатково перевірити інформацію про себе та членів сім’ї в таких загальнодоступних офіційних онлайн-реєстрах:
Державний реєстр речових прав на нерухоме майно – дозволяє в онлайн-режимі за 23 грн. отримати витяг з інформацією про все нерухоме майно у Вашій власності чи власності членів Вашої сім’ї. Однак реєстр є порівняно новим, тому може не містити таких об’єктів власності як приватизовані квартири, давно відведені земельні ділянки тощо.
Єдиний державний реєстр юридичних осіб, ФОП та громадських формувань – надає змогу безкоштовно перевірити інформацію про учасників та статутний капітал юридичної особи.
Єдиний державний реєстр МВС – допоможе безоплатно з’ясувати інформацію про зареєстровані за особою транспортні засоби.
Онлайн-база Укрпатенту – дозволяє за прізвищем встановити, чи належать особі або членам її сім’ї патенти на винаходи, знаки для товарів і послуг тощо.
7. Визначити доходи за допомогою кабінету платника на сайті ДФС
Правильно визначити доходи суб’єкта декларування допоможе Електронний кабінет платника на сайті ДФС. Використовуючи отриманий ЕЦП, декларант може увійти в особистий кабінет і замовити інформацію про свої доходи за звітний рік. Відповідні відомості надаються в електронній формі протягом доби. Аналогічну інформацію у своєму особистому кабінеті може замовити кожен з членів сім’ї суб’єкта декларування, який має ЕЦП. Окрім цього, рекомендується також замовити в бухгалтерії роботодавця декларанта/членів його сім’ї довідку про нараховану заробітну плату за рік, а також подати запити до банківських установ про відсотки, нараховані станом на останній день звітного періоду (станом на 31 грудня 2017 р.).
Слід пам’ятати, що доходи декларуються за принципом «до копієчки». Навіть незначні доходи (приміром, 2 грн. відсотків на неактивному банківському рахунку чи приз профспілкової організації у розмірі 50 грн. за перемогу у фотоконкурсі) має вказуватися у розділі про доходи.
8. Заздалегідь зібрати інформацію про грошові активи
Грошові активи суб’єкта декларування (готівка, гроші в банках, позичені кошти) вказуються в декларації лише у разі, якщо їх сукупна вартість станом на останній день звітного періоду перевищує 80 тис. грн. (50 прожиткових мінімумів для працездатних осіб на 01.01.2017 р.). При цьому вказана порогова сума рахується окремо для декларанта і кожного члена сім’ї. Наприклад, якщо у декларанта є активи на суму 90 тис. грн., а у його дружини – лише на суму 45 тис. грн., декларувати слід лише активи суб’єкта декларування.
Для отримання інформації про кошти в банку слід звернутись до відповідної банківської установи із запитом щодо надання відомостей про залишок на всіх рахунках станом на останній день звітного періоду (для декларування активів) та нараховані за рік відсотки (для декларування доходів). Такий запит можна подати як у письмовій формі, так і усно через гарячу лінію або працівників відділення. Деякі банківські установи мають онлайн-банкінг, що дозволяє самостійно отримати таку інформацію в особистому кабінеті.
До заповнення розділу про грошові активи слід також визначити суми, які передавались у борг на підставі договорів, розписок чи усних домовленостей. Ну і звісно – не забувайте заглянути під матрац перед декларуванням готівкових коштів.
9. Пригадати про борги та кредити
В декларації необхідно зазначати суму боргу декларанта і членів його сім’ї станом на останній день звітного періоду. Також у цьому розділі потрібно задекларувати сукупну суму коштів, внесених для погашення боргу (кредиту) протягом усього звітного періоду. Відповідна інформація може бути отримана з кредитного договору та банківських виписок, квитанцій про оплату.
10. Знайти чеки на всі покупки понад 80 тис. грн. у звітному році
Суб’єкт декларування повинен задекларувати всі свої разові видатки і правочини у звітному році на суму понад 80 тис. грн. (50 прожиткових мінімумів для працездатних осіб на 01.01.2017 р.): купівлю або продаж автомобіля чи квартири, оплата за навчання дитини тощо. У нагоді тут можуть стати фіскальні чеки, договори, платіжні доручення.
Якщо Ви послідовно пройшли зазначені 10 кроків та зібрали усі необхідні документи, заповнення електронної декларації перетвориться з надскладного завдання на технічне питання тривалістю кілька годин. При цьому слід пам’ятати найголовніше правило декларування, яке більшість декларантів засвоїли на своєму гіркому досвіді ще в минулому році - не варто відтягувати з поданням декларації.
Опубліковано: "Юридична Газета", №2-3, 23 січня 2018 р.
Автор: Анатолій Пашинський